Tóm tắt: Với một doanh nghiệp dịch vụ ăn uống quy mô vừa tại Thâm Quyến, phát phiếu lương cho 300–400 nhân viên thuộc nhiều độ tuổi khác nhau và phải làm lại từ đầu khi có sai sót chưa bao giờ là việc nhỏ. Bài viết kể lại toàn bộ hành trình của doanh nghiệp: từ lời giới thiệu của một người bạn vào tháng 11/2021, quá trình đánh giá trong cùng tháng, quyết định hợp tác vào tháng kế tiếp, cho đến mối quan hệ vẫn được duy trì đến nay. Đây là kinh nghiệm tham khảo cho các doanh nghiệp ăn uống khác.

Ngày trả lương tại doanh nghiệp dịch vụ ăn uống ở Thâm Quyến: Độ tuổi đa dạng khiến yêu cầu cao hơn

Tại Thâm Quyến, doanh nghiệp dịch vụ ăn uống này chưa phải đơn vị lâu đời nhất thành phố nhưng đã âm thầm phát triển thành một tổ chức có quy mô đáng kể. Thành lập năm 2017, doanh nghiệp tập trung vào quản lý dịch vụ ăn uống, đồng thời hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thông tin, thương mại trong nước, vệ sinh và khử khuẩn chuyên nghiệp, cũng như kinh doanh nông sản dùng làm thực phẩm. Doanh nghiệp có khoảng 300–400 nhân viên.

Với một tổ chức như vậy, mỗi kỳ trả lương đều có cùng một yêu cầu: gửi chính xác, đúng hạn và bảo mật 300–400 phiếu lương đến đúng người.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng cơ cấu nhân sự ngành ăn uống khiến công việc khó hơn nhiều so với hình dung ban đầu. Nhân viên làm ở bếp, khu vực phục vụ, kho và bộ phận hành chính có độ tuổi rất khác nhau; mức độ quen thuộc với công cụ mới cũng khác nhau. Với người phụ trách payroll, trở ngại đầu tiên không phải là công cụ có bao nhiêu tính năng, mà là nhân viên có thể sử dụng để nhận phiếu lương mà không gặp vướng mắc hay không.

Bốn khó khăn không thể bỏ qua

Điều khiến việc xử lý payroll trở nên nặng nề là những vấn đề rất cụ thể thường gặp trong ngành dịch vụ ăn uống.

Thứ nhất, “quá nhiều người, gửi từng phiếu mất quá nhiều thời gian”. Với 300–400 nhân viên, gửi phiếu lương cho từng người là công việc lặp đi lặp lại. Mỗi kỳ trả lương, HR hoặc tài chính phải dành hàng giờ chỉ cho thao tác gửi.

Thứ hai, “làm lại vì sai sót còn mệt hơn”. Theo cách làm cũ, khi phiếu lương đã gửi nhưng phát hiện có lỗi, cả chu trình lại bắt đầu: thu hồi, làm lại rồi gửi lại. Với doanh nghiệp ăn uống có nhịp độ nhanh và tỷ lệ biến động nhân sự cao, việc làm lại như vậy ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất.

Thứ ba, “nhân viên có độ tuổi đa dạng nên không thể tạo thêm trở ngại”. Đội ngũ gồm cả nhân viên tuyến đầu trẻ tuổi lẫn nhân viên bếp và kho đã làm việc nhiều năm. Doanh nghiệp muốn nhân viên nhận phiếu lương bằng cách đơn giản, dễ tra cứu và lý tưởng nhất là không phải cài thêm một ứng dụng riêng.

Thứ tư, “tính năng và cách xử lý ngoại lệ đều phải được đánh giá kỹ”. Trong quá trình lựa chọn, doanh nghiệp đặc biệt chú ý đến tính năng sản phẩm và quy trình xử lý tình huống ngoại lệ. Công cụ phải được các bộ phận liên quan đánh giá và chứng minh có thể xử lý ổn định công việc payroll hằng ngày thì doanh nghiệp mới có cơ sở quyết định mua.

Với nhóm phụ trách payroll, vấn đề chưa bao giờ là phải cố gắng làm việc nhiều hơn. Điều họ cần là một công cụ vừa dễ dùng vừa đáng tin cậy.

Từ lời giới thiệu của bạn bè đến quyết định ngay trong tháng

Cách doanh nghiệp lựa chọn công cụ phản ánh phong cách thực tế và coi trọng giới thiệu truyền miệng của ngành dịch vụ.

Tháng 11/2021: được bạn bè giới thiệu. Doanh nghiệp biết đến nền tảng gửi phiếu lương qua lời giới thiệu của một người bạn. So với quảng cáo từ những kênh chưa quen thuộc, lời giới thiệu chân thực từ một đơn vị cùng ngành giúp xây dựng niềm tin nhanh hơn.

Sau đó, doanh nghiệp tìm hiểu kỹ hơn. Họ không chỉ đọc tài liệu tiếp thị mà tập trung đánh giá xem tính năng có đáp ứng công việc payroll hằng ngày hay không, và quy trình xử lý ngoại lệ có đủ rõ ràng để tin cậy hay không.

Đánh giá và quyết định trong cùng tháng. Sau khi các bộ phận liên quan so sánh và đánh giá toàn diện, giải pháp đáp ứng yêu cầu về tính năng, mức độ dễ sử dụng, bảo mật và hỗ trợ sau bán hàng. Doanh nghiệp quyết định mua nền tảng gửi phiếu lương ngay trong tháng đó.

Tháng tiếp theo, hai bên bắt đầu hợp tác. Hệ thống đi vào hoạt động vào tháng 12/2021, mở ra giai đoạn mới cho quy trình payroll.

Điều gì thay đổi sau khi chuyển đổi?

Trong công việc hằng ngày, những thay đổi rất cụ thể.

Không còn phải “làm lại” bảng tính. Tệp payroll Excel hiện có không cần chỉnh sửa mà có thể được nhập trực tiếp và gửi chỉ bằng một thao tác. Với doanh nghiệp ăn uống có nhiều khoản mục lương và đông nhân viên, thời gian tiết kiệm được ở khâu kiểm tra, định dạng là đáng kể.

Nhân viên không còn phải cài ứng dụng. Phiếu lương được gửi qua WeChat, SMS và email—những kênh họ vốn đã sử dụng—để họ có thể nhận và xem mà không cần tải thêm ứng dụng. Cách làm “không cần cài đặt, dễ tra cứu” phù hợp với nhân viên ở mọi độ tuổi.

Tình huống ngoại lệ nay có cách xử lý. Phiếu lương đã gửi có thể được thu hồi, chỉnh sửa và gửi lại bất cứ lúc nào. Tình thế cũ “một lỗi là phải làm lại cả lượt” nay có một quy trình giải quyết rõ ràng.

Các câu hỏi được theo dõi đến khi giải quyết xong. Trong quá trình hợp tác, khi quản trị viên gặp vấn đề lúc phát hành phiếu lương, việc liên hệ đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp thường giúp nhận phản hồi và hướng xử lý kịp thời. Mức độ dễ dùng, bảo mật và hỗ trợ sau bán hàng giúp nhóm payroll yên tâm hơn.

Điều các doanh nghiệp ăn uống khác có thể rút ra

Nhìn lại hành trình lựa chọn của doanh nghiệp tại Thâm Quyến, các đơn vị cùng ngành có thể rút ra bốn kinh nghiệm.

• Trước tiên, hãy giải quyết câu hỏi “nhân viên có thực sự sử dụng được không?”. Đội ngũ ngành ăn uống có độ tuổi đa dạng và biến động nhân sự cao, vì vậy cần kiểm tra xem việc nhận phiếu lương có đơn giản không và có bắt buộc cài ứng dụng hay không. Kênh càng gần với thói quen hằng ngày của nhân viên thì việc triển khai càng thuận lợi.
• Hãy tìm hiểu cách xử lý ngoại lệ ngay từ đầu. Công việc payroll chưa kết thúc khi phiếu lương được gửi đi. Có thể thu hồi không? Có thể chỉnh sửa và gửi lại không? Khi phát sinh vấn đề, có cơ chế phản hồi rõ ràng không? Đây là những câu hỏi nên đặt ra trước khi mua.
• Lời giới thiệu từ bạn bè là điểm khởi đầu, nhưng quyết định cuối cùng phải do doanh nghiệp tự đưa ra. Doanh nghiệp này biết đến sản phẩm qua một người bạn, nhưng vẫn tiến hành so sánh và đánh giá nội bộ đầy đủ trước khi mua. Với các đơn vị ăn uống, truyền miệng có thể rút ngắn thời gian xây dựng niềm tin, nhưng không thể thay thế tiêu chí lựa chọn của chính doanh nghiệp.
• Chọn công cụ cũng là chọn khả năng phản hồi của dịch vụ. Ngành ăn uống vận hành nhanh, nhân sự ra vào thường xuyên nên vấn đề có thể xuất hiện trong kỳ payroll. Nhà cung cấp có phản hồi nhanh và theo sát vấn đề đến khi giải quyết hay không sẽ quyết định công cụ có được tiếp tục sử dụng hay không.

Phát phiếu lương trong ngành ăn uống chưa bao giờ là việc “vặt”. Hành trình lựa chọn của doanh nghiệp tại Thâm Quyến có thể là một ví dụ mà nhiều đơn vị cùng ngành đang tìm kiếm.